Como colocar seus documentos na nuvem de forma organizada?

Em Softwares, apps e produtos por André M. Coelho

Você provavelmente usa uma variedade de serviços em nuvem em sua linha de trabalho, sejam eles o Evernote, Google Drive, Dropbox, SkyDrive (agora OneDrive), Amazon, iCloud , Basecamp, Box, SugarSync, Cubby ou outros serviços de nuvem. Cada serviço de nuvem tem a sua própria funcionalidade única e pode executar funções específicas que diferem de outros serviços. Por esta razão, pode ser difícil para manter a ordem e organização entre milhares de arquivos e pastas. Neste artigo, vamos olhar para formas de organizar e criar uma estrutura hierárquica de pastas para manter seus arquivos na nuvem mais organizados.

Cada serviço de nuvem é diferente

Evernote é útil para escrever (ou falar) notas rápidas, tirando fotos ou clipes de áudio, criação de compromissos e manter uma linha do tempo de todos os aspectos de projetos ou outros eventos.

Dropbox é o melhor serviço de compartilhamento de arquivos, bem como um dos melhores serviços de armazenamento em nuvem. Como não há limite de tamanho de arquivos, arquivos de qualquer tamanho podem simplesmente ser colocados em uma pasta compartilhada e o arquivo será imediatamente carregado e compartilhado com os usuários em qualquer lugar do mundo, se eles têm acesso a essa pasta.

Google Drive é a ferramenta de colaboração final. Até 50 usuários podem colaborar em documentos como planilhas de empresas ou propostas e revisar esses arquivos simultaneamente. Google Drive também permite aos usuários criar documentos utilizando uma folha em branco ou escolhendo uma das centenas de modelos. Estes documentos podem ser exportados para uma variedade de formatos, incluindo Microsoft Word.

Basecamp é uma das principais ferramentas de gerenciamento de projetos. Com o recurso de gerenciamento de projeto, os usuários podem manter todas as atividades do projeto, lista de tarefas, compromissos e discussões, tudo em uma única página para facilitar a acessibilidade.

Organização de arquivos e taxonomia

Quando você usa vários serviços em nuvem e os dados armazenados em cada um desses serviços, pode ser um pesadelo organizacional tentar manter-se com o local onde determinados arquivos ou documentos são armazenados. E assim, a caça começa.

Mas não tem que ser assim e você pode se organizar melhor. Taxonomia , que é a nossa forma de organizar as informações na nuvem, determina o nosso nível de organização e estrutura.

Como organizar seus arquivos no Evernote e programas parecidos?

Passo 1: Defina suas necessidades

Antes de definir a sua taxonomia, você precisa definir suas necessidades para criar a melhor solução para atender suas necessidades. Faça uma lista de exigências, o que você quer ser capaz de fazer e como você deseja fazê-lo. Por exemplo, se você usar o Evernote, a lista poderia ser semelhante a esta:

Eu quero a capacidade de pesquisar e encontrar qualquer coisa dentro de segundos;
Devo ser capaz de fazer anotações, a entrada de voz é ainda melhor;
Eu quero uma estrutura simplificada para que eu não tenha que perder tempo perguntando se eu preciso marcar uma nota com uma determinada palavra-chave e precisa ser simples o suficiente para que a decisão seja instantânea;
Eu quero a capacidade de escanear documentos em papel, alterá-los para o formato digital e armazená-los online;
Capturar eventos (por nota, foto ou clipe de áudio ) e organizá-los por data afim de formar uma “linha do tempo”.

Estes são apenas alguns requisitos simples e a lista será provavelmente muito maior do que isso. Você pode trabalhar em cada requisito até que você tenha uma estrutura satisfatória que lhe permita completar cada exigência dentro do prazo estipulado. Por exemplo, no Evernote, você pode querer separar seus cadernos em vários “cadernos” para uma melhor organização e facilitar a pesquisa. Uma seção pode ser os seus documentos pessoais ou de vida doméstica. Outra pode ser todos os documentos e arquivos relacionados com a sua empresa ou a vida de trabalho, tais como notas sobre reuniões, compromissos , e-mails e muito mais. Aqui estão algumas dicas adicionais que podem ajudar na hora de organizar o Evernote .

Use palavras-chave (tags, marcas) cuidadosamente

Quando você marcar uma nota, certifique-se de usar palavras-chave relacionadas especificamente com a nota e certifique-se de cobrir todas as palavras-chave que você pode pensar quando você precisar procurar por ela. Você não vai ser sempre capaz de se lembrar de nomes de arquivos, mas as palavras-chave podem ajudar imensamente. Se você está procurando para a sua famosa receita de caçarola de frango, você pode não se lembrar da marcação galinha001. Mas se você marcou com palavras-chave como “galinha”, “alimento” e “receita”, não tendo problemas para encontrar com uma simples pesquisa.

Mude sua “data de criação”, quando necessário

Evernote oferece a possibilidade de alterar o atributo data de criação em arquivos, por isso, se você digitalizar um documento de negócio em 18 de agosto, mas o documento foi criado em 10 de agosto, você pode alterar a data de criação para 10 de agosto para que coincida com o documento. Isto é extremamente útil quando você quer procurar documentos por datas de criação e também ajuda você a manter sua “linha do tempo” mais precisa. Por exemplo, se você adicionar fotos do almoço de comemoração da empresa que foi na última sexta-feira , você pode querer mudar a data de criação para representar com mais precisão a data em que as fotos foram tiradas. Para alterar a data de criação de uma nota clique no ícone “info” no canto superior esquerdo e digite a data

Pode não ser fácil organizar seus arquivos na nuvem, mas é uma tarefa necessária. (Foto: www.cloudproviderusa.com)

Hierarquia de pastas no Google Drive, Dropbox e outros

Ok, nós cobrimos taxonomia para o Evernote, mas e sobre o Dropbox, Google Drive ou outros serviços de nuvem que usam uma estrutura de pastas semelhante ao Windows? Para estes serviços em nuvem, você precisa criar uma estrutura hierárquica de pastas para pesquisa simples e organização.
Pense no Dropbox como uma pilha de (bem organizados) armários em seu escritório do chão ao teto, enquanto o Evernote é mais como armazenamento para notas postadas pela sua mesa. Então você tem que organizar seus dados em conformidade.

Crie um modelo para sua estrutura de pastas

Crie uma pasta completa com as subpastas que você pode usar como um modelo para outras pastas organizadas. Assim, você pode colar a estrutura da pasta inteira em novas pastas em vez de ter que criar um novo conjunto cada vez que você precisa criar um novo conjunto de subpastas.

Determinar a direção de sua estrutura de pastas

Você cria uma pasta “Projetos” e, em seguida, faz uma subpasta chamada “2013” ou você cria uma pasta chamada “2013” e cria uma subpasta chamada “Projetos” dentro desta pasta? Isso faz parte de sua estrutura que você deve determinar com base em suas necessidades e desejos da empresa.

Use nomes de pastas corretas

Muitos usuários gostam de colocar um caractere especial (como sublinhado ou traço) na frente de um nome de pasta para empurrar essa pasta para o topo da lista quando classificados em ordem alfabética. O problema com isto é que outros usuários podem ter dificuldade em encontrar uma pasta chamada “_Eventos” quando eles estão procurando uma pasta chamada “Eventos”. Você também pode usar palavras-chave em pastas e nomes de arquivo para pesquisa simples.

Faça certo

Se a sua estrutura hierárquica de pastas atual é muito desorganizada, refaça-a até você acertar. A organização e pesquisa simples irá melhorar substancialmente a sua eficiência e ajudará a satisfazer os requisitos que você tem.

Sincronize seus arquivos na nuvem para aumentar a eficiência e proteção de dados

Ok, você tem um ótimo sistema de estrutura de pastas no lugar, mas você ainda tem arquivos espalhados por todo o lugar em uma variedade de serviços em nuvem. Não seria ótimo se todos os seus arquivos pudessem ser facilmente pesquisados ??e acessados ??a partir de uma conta centralizada? Este é o lugar onde cloudHQ entra em jogo. CloudHQ fornece sincronização de um serviço de nuvem para outra. Assim, todas as suas notas e documentos que você tem armazenado no Evernote podem ser sincronizados com o Dropbox ou outro serviço de armazenamento na nuvem. As notas do Evernote podem até mesmo ser exportadas no formato Microsoft Word ou PDF. Talvez você só use o Google Drive para documentos que você e seus colegas ou colegas de trabalho colaboram. Esses arquivos podem ser sincronizados com o Dropbox ou outros serviços de armazenamento na nuvem também.

CloudHQ sincroniza o que você quer sincronizar. Se você quiser apenas determinadas pastas e arquivos sincronizados, você pode fazê-lo, ou se você só quer que tudo tenha um backup, isso será feito. E cloudHQ mantém sua estrutura de pastas, assim, você pode ter todos os seus arquivos a partir de todos esses serviços diferentes de nuvem bem organizados em um serviço centralizado para facilitar o acesso e pesquisa simples.

Note que o cloudHQ é pago, mas há opções gratuitas como o ZeroPC.

Como configurar cloudHQ com Evernote, Google Drive e Dropbox?

O melhor tipo de configuração de sincronização seria o seguinte: para sincronizar o Evernote para Google Drive, crie uma pasta no Google Drive com o nome “Evernote” ou algo similar. Então vá para o assistente de sincronização cloudHQ e crie uma sincronização bidirecional, como “Evernote/Blocos e pastas <-> Google Drive/Evernote. Em seguida, configure a sincronia entre o Google e Dropbox, assim você terá tudo no Dropbox. E, finalmente, crie um backup de seus anexos do Gmail para o Dropbox, como “E-mail -> Dropbox/Email_backup”.

Você já organiza sua vida na nuvem? Como faz sua classificação e separação de arquivos? Quais serviços você utiliza?

Sobre o autor

No final da década de 90, André começou a lidar diretamente com tecnologia ao comprar seu primeiro computador. Foi um dos primeiros a ter acesso à internet em sua escola. Desde então, passou a usar a internet e a tecnologia para estudar, jogar, e se informar, desde 2012 compartilhando neste site tudo o que aprendeu.

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