Uma caixa de entrada desorganizada pode se sentir como um buraco esmagador do qual você nunca vai conseguir fugir. Mas não precisa ser assim. Com algumas etapas simples, você pode organizar sua caixa de entrada, assumir o controle de seu email e reduzir seriamente seu estresse.

Organização de emails, começando pela limpeza

Isso parecerá assustador para muitos, mas é recomendado usar sua caixa de entrada somente para o que ela é destinada: novos e-mails. Pense nas cartas normais como uma analogia. Se você colocar cada pacote ou carta que recebeu em sua mesa da cozinha sem arquivá-los ou jogá-los fora, sua cozinha em breve se tornaria uma pilha de papéis incontroláveis. Sua caixa de entrada funciona da mesma maneira, e é mais eficaz quando você limpa.

Comece por excluir todos os e-mails que você receber e que você nunca mais precisará acessar novamente. Pense muito bem, porém, e não exclua itens que você pode querer registrar, como recibos de compras e trocas de emails com vendedores.

Em seguida, tente arquivar os emails que deseja manter nas pastas relevantes ou arquivando-os. Seu objetivo é sempre poder ver todos os e-mails na sua caixa de entrada sem ter que rolar para baixo ou clicar em “página 2.” Você ficará menos estressado quando puder dar uma rápida olhada em tudo o que é preciso lidar no email em uma só página. Se um email estiver na página 2, provavelmente não será tratado com a atenção que ele merece.

Como organizar caixa de emails

Controle sua caixa de emails e até sua produtividade será positivamente afetada pela melhoria na organização. (Foto: Wilmette Institute)

Como organizar e mails através do cancelamento de inscrições

O maior ocupante de caixas de email é o material que você obtém de forma recorrente. E não são apenas as newsletters que merecem a culpa: Facebook, Twitter e sites de notícias diárias nos quais você agora se inscreve também enchem sua caixa de entrada com atualizações.

Na próxima vez que você limpar uma meia dúzia de emails sem mesmo abri-los, tome nota do que você está excluindo. Se você descartar e-mails da mesma fonte três vezes sem abri-los, é hora de cancelar a inscrição. A sua caixa de entrada agradecerá.

Consolidando os emails para a organização

Cada vez mais, as pessoas estão tendo que lidar com várias caixas de entrada. Seu endereço de trabalho, seu endereço da faculdade, seu email pessoal, talvez até contas de email antigas que seus amigos do ensino médio continuam usando para entrar em contato com você..

Na maioria dos casos, você precisará manter seus e-mails pessoais e de trabalho separados, mas se você tiver flexibilidade, a consolidação de vários endereços de email lhe dará menos lugares para fazer login e gerenciar. Uma opção é cancelar seus endereços antigos, mas você também pode optar por receber um endereço de email em outra caixa de email, assim você estará coberto, independentemente de qual endereço as pessoas usem para enviar mensagens, com o benefício de manter tudo arquivado no mesmo local.

A internet está cheia de tutoriais sobre como conectar uma conta de email a outra, e é um processo que não vai tomar mais de 30 minutos do seu dia.

Para ajudar a organizar seu dia de trabalho, coloque sua caixa de email para trabalhar por você

Emails como o Gmail tem recursos para filtra automaticamente as mensagens que você recebe. Isso significa que você treina sua caixa de entrada para saber onde enviar um email e como rotulá-lo. Qualquer email de um parente pode ser arquivado como “Família”, e as coisas enviadas para sua lista de email do grupo de amigos pode ser marcado como “Turma da Bagunça”. Dessa forma, quando você for procurar algo mais tarde, é sempre fácil de encontrar.

Você também pode usar seu email para ignorar alguns e-mails na caixa de entrada automaticamente. Por exemplo, se você paga automaticamente sua conta de luz, você pode arquivá-la automaticamente e adicionar a tag “Contas”. Você nunca precisa ver essa mensagem, mas se você precisar, você sabe onde encontrar.

A configuração é bem simples, e não leva mais do que 10 minutos para colocar a tag nos emails e organizar as diferentes “pastas”.

Planeje para mais tarde

Você conhece os emails que você sabe que só conseguirá ler mais tarde no dia, mas teme que você esqueça? Existem plugins, addons, e apps que facilitam o trabalho de “releer” esses emails, e que são perfeitos para lidar com eles. Você pode agendar um email para desaparecer e voltar mais tarde, quando estiver pronto para lidar com ele e deixando sua caixa de entrada mais limpa até lá. O Boomerang é um exemplo desses plugins, permitindo também configurar emails recorrentes e te dar lembretes se alguém não retornar seus emails.

Pronto para começar a organização da sua caixa de email? O que ainda está esperando?

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