Você é uma pessoa produtiva? Alguma vez você já se perguntou o que torna uma pessoa mais produtiva do que a outra? Ao contrário do que a maioria imagina, ser produtivo não está relacionado ao seu intelecto ou capacidade. Ser produtivo é sobre a prática de certos hábitos diferentes, de modo que você possa tirar o máximo proveito de seus dias. Como alguém muito apaixonado sobre a produtividade pessoal e que lê muito sobre o assunto, algumas coisas que pessoas produtivas fazem acabam se destacando e são repetidas como mantras em vários livros que ajudam no aumento da produtividade.

Hábito 1: impiedosamente cortar o que não é importante e focar no que é importante

O primeiro hábito de pessoas produtivas é cortar tudo o que não é importante. Em tudo que você está fazendo, pergunte-se o quanto isso é importante. Será que isso lhe levará dramaticamente mais perto de seus sonhos? Será que isso criará um impacto real na sua vida, a longo prazo? É a melhor maneira absoluta para gastar o seu tempo ou você pode estar fazendo tarefas de mais alto valor?

Se a resposta for “sim” a todas as perguntas, mantenha essa tarefa. Se não, talvez seja hora de abandoná-la.Não há sentido em fazer algo sem importância. Digamos que você está lidando com um projeto que não faz diferença para o seu negócio após a sua conclusão. Não importa se você levar uma hora, três horas, ou uma semana para fazê-lo, ainda não fará grande diferença no final do dia!

Muitas pessoas tendem a classificar erroneamente tarefas regulares como tarefas de alto valor. Uma boa ferramenta para separá-las é usando uma matriz de gerenciamento de tempo, classificando nossas atividades diárias em 4 quadrantes diferentes. Faça um quadrado e divida-o em quatro partes, da seguinte forma:

  • Quadrante 1 (lado esquerdo, em cima): atividades urgentes e importantes;
  • Quadrante 2 (lado direito, em cima): atividades não urgentes e importantes;
  • Quadrante 3 (lado esquerdo, embaixo): atividades urgentes e não importantes;
  • Quadrante 4 (lado direito, embaixo): atividades não urgentes e não importantes.

Como pode ver, as atividades que devem ter prioridade são decrescentes, sendo as atividades do quadrante 1 sempre realizadas antes. Você pode alterar a importância em dias diferentes e à medida que realiza as tarefas de maior prioridade.

Hábito 2: alocar intervalos estrategicamente

Eu não acho que ser produtivo exige que você trabalhe sem parar como um robô. Pelo contrário, é fazendo isso que você se torna menos produtivo. Enquanto o número de horas gastas no trabalho aumenta e a quantidade de trabalho realizado parece ligeiramente superior, o trabalho realizado por unidade de tempo é menor do que a média. Não só isso, seu trabalho feito por unidade de tempo adicional realmente diminui. Em Economia, esta é conhecida como a lei dos rendimentos decrescentes.

O descanso é importante. Não importa o quanto você queira trabalhar, há áreas de sua vida que o trabalho não pode compensar, como o amor, a família, a saúde. É por isso que a nossa roda de vida é feita de segmentos diferentes. Cada segmento é distinto e insubstituível por outros. Por “intervalo”, estou me referindo a tomada de tempo para qualquer segmento da sua vida que está fora de Negócios / Carreira / Estudos. Tirar um tempo para recuperar suas baterias, possibilitando um retorno mais produtivo ao trabalho.

Se você é autônomo ou trabalha em um horário de trabalho flexível, você pode colocar isso em prática facilmente. Mesmo se você estiver em um trabalho fixo, você ainda pode fazer isso o tempo todo. Sempre que você se sentir improdutivo, faça uma pausa rápida. Vá tomar uma bebida na despensa, uma pausa para usar banheiro, conversar com um colega sobre o trabalho. Você vai estar mais animado quando voltar.

Diferentes hábitos para melhor produtividade

Para ser mais produtivo você não precisar ser mais inteligente, precisa apenas de novos hábitos. (Foto: www.entrepreneur.com)

Hábito 3: remover distrações da produtividade (pitstops)

Pitstops de produtividade são coisas que limitam sua produtividade. Elas podem ser a música que você ouve quando você trabalha, o seu computador lento, telefonemas indesejados, alertas de sua caixa de entrada de e-mails recebidos, internet, YouTube, Facebook, Twitter, etc. Essas coisas podem prendê-lo e impedi-lo de fazer as coisas rapidamente e com qualidade. Analise sobre sua rotina diária e observe quando sua produção se desacelera. O que está confundindo você? Como você pode remover o pitstop? Experimente e tente trabalhar em lugares diferentes. Ajuste o seu ambiente. Faça acertos aqui e ali. Quanto mais pitstops de produtividade, você encontrar e remover, mais produtivo você será.

Hábito 4: beba da fonte da inspiração

Como você faz isso? Simples: pense sobre o que te inspira na vida. Trata-se de ajudar os outros a crescer? Conectar-se com as pessoas? Ser reconhecido pelo seu trabalho? Trabalhar com os mais pobres? Ajudar os infelizes? Ser o número 1 em seu campo? Como você pode alcançar tais objetivos? Descubra seus motivadores, em seguida, use-os para levá-lo a uma melhor produtividade.

Minha maior inspiração é ver os outros alcançar seu potencial mais elevado e vivendo suas vidas de uma maneira melhor. Eu adoro ver todos os que vivem ao meu redor felizes e completos, e se há sempre alguma coisa a bloquear-lhes vou fazer de tudo para ajudá-los a sair desse problema. Eu uso isso para me dirigir em tudo o que eu crio. Quando estou escrevendo um artigo para umblog, eu começo a pensar o que é uma área as pessoas estão enfrentando desafios, então eu canalizo essa energia inspiradora para ajudar.

Hábito 5: criar barreiras à entrada

A grande coisa sobre o nosso mundo de hoje é que é mais fácil do que nunca chegar a alguém. Todo mundo está a apenas uma mensagem de texto / telefonema / email / mensagem de Facebook de distância. Ao mesmo tempo, tornou-se um lugar altamente perturbador para viver. A cada poucos minutos, há uma distração chegando, seja por meio de um telefonema, uma mensagem de texto, e-mail, ou um evento do Facebook acontecendo.

Para trabalhar de verdade, eu recomendo que você crie barreiras, para dificultar a chegada até você. Desligue o telefone, feche sua caixa de entrada, defina uma regra pessoal onde você só responder a e-mails após X dias/horas. Não estou dizendo para desaparecer da face da Terra, mas faça isso durante suas horas de trabalho, pelo menos, especialmente quando você está trabalhando em um projeto intenso. Depois de um tempo, as pessoas vão se acostumar com isso e aderir à regra afim de chegar até você.

Hábito 6: otimizar os “bolsões de tempo”

Os “bolsões de tempo” referem-se a buracos que você tem entre alguns eventos durante o dia. Você geralmente encontra os bolsões de tempo quando está esperando as pessoas, durante a viagem de ônibus para casa, andando de um lado para o outro, etc.

Olhe para a sua programação. Quais são os buracos que podem ser mais bem utilizados? Como você pode maximizá-los? Prepare algumas atividades pronta para fazer durante estes bolsões, como ouvir podcasts, ler livros, planejamento do trabalho, etc. Você vai se surpreender com o quanto pode ser feito em apenas um curto período de tempo.

Hábito 7: definir prazos e metas

Este é um hábito fundamentais produtividade. Pela Lei de Parkinson, o trabalho expande-se de modo a preencher o tempo disponível para a sua realização. Isto significa que se você não definir um cronograma, você pode levar uma eternidade para terminar o que está fazendo. Se você definir um cronograma de duas semanas, você vai levar duas semanas. Se você definir uma semana, você vai levar uma semana. E, curiosamente, se você definir uma hora, na verdade você pode concluí-lo por uma hora, também, se você realmente quiser. Só tome cuidado para não exigir de você algo sobre-humano, mas prepare-se para um pouco de ensaio e erro com a definição de prazos: você nunca vai acertar de primeira.

Hábito Bônus: automatize tudo que for possível

A tecnologia hoje fez a automação possível para um monte de coisas que fazemos. Mesmo quando é impossível automatizar totalmente a tarefa, ainda podemos usar sistemas para fazer uma grande parte do trabalho. Mantenha um registro das coisas que você faz hoje, e ver como você pode automatiza-las. Algumas das tarefas não tão produtivas que fazemos em uma base regular são:

  • Excluir, arquivar e classificar nosso e-mail;
  • Excluir mensagens de spam;
  • Pagar nossas contas;
  • Agendamento de consultas;
  • Planejamento dos nossos dias / semanas / meses.

Aqui está uma lista parcial do que podemos automatizar:

E-Mail: configure filtros de e-mail em que todas as solicitações de sites e não importantes entram automaticamente em uma pasta “responder mais tarde”. Filtros para newsletters e assinaturas em pastas diferentes também é bom, dependendo do conteúdo. Um filtro para “urgentes” deve ser criado para mensagens que devem ser respondidas primeiro. Dessa forma, o único trabalho será ler e-mails e responder sempre que necessário, para não ter que ficar classificando.

Programação: usando um aplicativo de agenda, defina itens periódicos para coisas que tenha que fazer diariamente, semanalmente ou mensalmente, como pagar as contas, exercitar (diariamente), cursos, etc. Assim, você não precisa se preocupar com essa organização mais tarde. Não é exatamente automático no sentido de criar a entrada da atividade, mas uma vez que ela é definida, você não precisa mais se preocupar.

Redes Sociais: é possível automatizar o twitter e postagens. Você pode agendar algumas postagens, tornar o upload de fotos automático para se facebook/twitter/instagram ou qualquer outro serviço, sendo necessário apenas que você autorize a postagem na sua Rede Social.

Eu estou constantemente à procura de maneiras de automatizar os meus processo, para que eu possa passar mais tempo na criação de valor para os outros, em vez de ficar preso na organização do trabalho. Ao automatizar a sua lista de coisas a fazer tanto quanto possível, você reserva o seu tempo para as coisas importantes. Se você receber uma sensação de déjà vu quando faz algo em sua lista de tarefas, é uma sugestão automatizar esse item.

O que você faz para ser mais produtivo? Como você melhora sua produção? Quais ferramentas utiliza?

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