Montar um escritório em casa não é tão simples quanto ligar o seu computador e ficar sentado lá o dia inteiro. É preciso de ferramentas para o home office ter uma boa organização, e seu trabalho possa ser executado com o mínimo de distrações possíveis. Quanto melhores as ferramentas usadas, melhor será a produtividade do seu home office. As ferramentas essenciais para um home office, além de um computador/tablet/smartphone, listamos abaixo.

Organizadores para documentos e suprimentos de escritório

Pode não parecer, mas o tempo que você vai economizar por não ter que procurar clipes de papel, canetas, notas, e outros apetrechos é enorme. O bom de ter esses organizadores é que existem em praticamente qualquer forma, tamanho e cores imagináveis. Você pode começar organizando só os suprimentos do home office, como canetas, clipes, lápis, e depois evoluir para uma organização também de papéis, documentos, livros, com organizadores que tenham gaveta, e até criar um sistema de organização baseado em cores.

Telefone, e-mail, SMS

O mundo hoje gira em torno dos smartphones, e você pode concentrar todas as chamadas e trabalho no seu aparelho. Quando você não tem uma organização para responder aos telefones, enviar e-mails, enviar SMS, ou agendar reuniões com os clientes ou seus chefes, a situação pode ficar um tanto quanto complicada.

A primeira ferramenta desse “kit” de comunicação deve ser um bom cliente de e-mail, com filtros poderosos. Assim, você pode colocar “tags” nas mensagens, que são encaminhadas para pastas específicas no seu e-mail, facilitando a organização do e-mail. Para o telefone, é interessante usar um serviço de mensagens instantâneas que possibilite chamadas de voz e de vídeo. VoIP é opcional, mas é interessante ter pelo menos um programa VoIP para emergências. SMS pode facilmente ser substituído por um programa de mensagens instantâneas.

Se você tem que atender muitas ligações, responder a muitos clientes, pode valer a pena contratar os serviços de uma secretária virtual ou até física, para poder lidar com a quantidade de pedidos e se concentrar no essencial ao seu trabalho de home office.

Clientes de e-mail: Gmail, Outlook, Yahoo!, Thunderbird, Sylpheed.

Chamadas de voz, vídeo, e mensagens: Messenger, WhatsApp, Skype, Hangouts, Snapchat.

Ferramentas ideias para um escritório em casa

Uma simples lâmpada de mesa, mesmo não estando em nossa lista, pode ser uma importante aliada como ferramenta para seu home office. (Foto: idealustlife.com)

Backup de arquivos

Backup de dados é uma obrigação pra todo mundo, seja em profissionalmente ou pessoalmente. Detalhes dos clientes, faturas, contratos, planos de negócios, fotos, vídeos, projetos, etc. Quando você menos esperar, vai acontecer alguma coisa e você vai perder esses arquivos essenciais. Conheço caso de pessoas com home office que tiveram de pagar mais de R$2000 para recuperar um HD com informações de clientes. Mas quais as melhores maneiras de fazer um backup?

Backup não é “uma” maneira. É uma técnica que envolve várias ferramentas. CDs, DVDs, Blu-Rays, são mídias físicas de armazenamento de arquivos e que podem ser facilmente danificadas. Pen drives são até confiáveis, mas o espaço de armazenamento pode ser muito pequeno. Um HD externo é um primeiro backup físico de seus arquivos, muito seguro e prático. Para quem trabalha com edição de vídeos, fotos, projetos em 3D, criar um servidor NAS, com vários HDs, pode ser a opção com o melhor custo/benefício. Mas não é só o backup físico que você deve fazer.

É importante ter um bom serviço de armazenamento na nuvem para seu backup. O preço por armazenamento extra vale cada centavo. Alguns programas, inclusive, fazem backups automáticos dos seus arquivos por menos de R$50 ao mês, sem limite de armazenamento. Escolha alguns programas de armazenamento e backup na nuvem para garantir a sincronia entre seus dispositivos, e evitar perder importantes arquivos de trabalho.

Impressora sem fio

Talvez você viu algo no seu smartphone ou tablet que você precisava para imprimir. Ou talvez o seu escritório está muito cheio e seria bom manter a impressora em outro quarto da casa. As impressoras sem fio não são absolutamente necessárias, é claro, mas você vai se ver muitos dias precisando imprimir algum papel, e a quantidade de cabos de uma impressora pode atrapalhar bastante. O melhor é comprar uma impressora multifuncional, com scanner. Para alguns tipos de home office, uma impressora 3D começa a ser uma necessidade (modelagem, design, arquitetura, etc), e uma pesquisa para encontrar a melhor e mais barata impressora 3D deve começar o quanto antes.

Quadro de avisos

Precisa escrever algo rapidamente, mas não conseguiu encontrar uma caneta ou papel? Um quadro de avisos é um dos melhores aliados de quem trabalha em home office. Seja para pregar papeis, contas, calendários, ou avisos, qualquer tipo de quadro pode te ajudar a ter um escritório mais organizado, visualizando melhor suas tarefas e recados.

Cadeira confortável, mesa ergonômica

Como última ferramenta, mas não menos importante, compre uma cadeira confortável e uma mesa ergonômica são essenciais para que sua produtividade não seja prejudicada. Você pode passar horas tentando arrumar aquela mesa que fica balançando, ou ficar com as costas doendo no fim do dia. Investindo em uma boa combinação de cadeira confortável, e mesa de qualidade, você vai poupar seu corpo de dores, e tempo de organização. Cadeiras de boa qualidade são o dobro das cadeiras mais baratas. Use isso como seu ponto de partida para a pesquisa.

Você tem outras ferramentas de home office que deixamos de listar? Compartilhe nos comentários como você faz seu home office mais produtivo!

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