Definir claramente uma pauta de reunião permite uma comunicação eficaz, promove a organização e aumenta a produtividade. Use a agenda da reunião antes, durante e após as reuniões. Abaixo estão diretrizes e dicas para criar suas próprias pautas, com direção eficiente para obter os melhores resultados possíveis em suas reuniões.

Defina suas metas e expectativas antes da pauta para reunião

Antes de começar, recomendamos que você considere cuidadosamente quais devem ser os objetivos da reunião. O que a discussão deve girar em torno? Quais ações são da mais alta prioridade? Responder a essas perguntas o ajudará a organizar sua agenda com mais rapidez para obter o máximo de produtividade.

Talvez você use sua pauta para revisar seu resumo de captação de recursos do último trimestre ou talvez discuta o próximo comunicado de imprensa da empresa, um novo estudo de caso ou uma reformulação do kit de mídia da empresa

Use a barra de ferramentas de texto para organizar as informações variando o tamanho da fonte, a cor ou os estilos de texto. Não se esqueça de que você pode inserir tabelas, imagens, links e vídeos para referência durante a reunião.

O cabeçalho da pauta deve refletir o papel timbrado dos documentos da sua empresa. Substitua o espaço reservado pelo logotipo da sua empresa. Você pode deixar o título como “Agenda da reunião” ou ser mais descritivo com um título como “Reunião inicial do projeto X”. Em seguida, defina o dia, mês e ano em que a reunião ocorrerá. Não se esqueça de alterar também a cor da seção de plano de fundo para corresponder à marca da sua empresa!

Prepare a logística da reunião

Nos detalhes da pauta, você pode especificar a data e o local exato. Se a sua reunião estiver online, inclua os detalhes da chamada para chamadas telefônicas ou de vídeo. Você também tem a opção de especificar quais participantes devem ler ou trazer para a reunião. Isso deixará claro o que os participantes devem estar preparados para discutir durante a reunião.

Colocar os participantes é bastante autoexplicativo. Quem lidera a reunião? Quem está anotando? Quem são os outros participantes?

Dica bônus: estudos com empresas da Fortune 500 identificaram três regras universais para uma reunião de qualidade:

Pauta de reunião

Uma boa pauta de reunião garante que todos os assuntos serão tratados e tudo será devidamente resolvido. (Foto: The Brooks Group)

Organize sua pauta em seções

A organização da pauta em seções segue abaixo:

Negócios anteriores

Use esse espaço para revisar o que foi discutido nas reuniões anteriores. Isso dará a todos o contexto para a reunião atual e uma melhor noção do que está por vir. Existem itens de ação ou notas importantes da reunião anterior que precisam de atenção especial? Qual é o status de cada um desses itens? Ainda pendente? Precisa de revisão? Concluído? Identifique o que é necessário para fechar itens em aberto.

Negócios novos

Depois de revisar os negócios antigos, analise os novos tópicos de negócios. Quais novos itens precisam ser discutidos? Os membros da equipe devem poder contribuir com atualizações para seus projetos e itens de ação individuais. Mantenha as coisas organizadas dividindo os principais tópicos de discussão por sub-tópicos.

Itens de ação

Esse espaço ajudará você a organizar os projetos que precisam ser revisados, iniciados ou finalizados. A revisão dos itens de ação garantirá que todos da sua equipe estejam na mesma página. Além disso, definir quem é responsável pela execução de cada item de ação manterá todos responsáveis ??pela conclusão da tarefa.

Próximos passos

Quais itens futuros todos deveriam tomar nota? Liste quaisquer pontos de discussão adicionais que não foram abordados nesta reunião e novos que devem ser discutidos após a conclusão dos itens de ação.

Conselho: Na Apple e no Google, as reuniões são diferentes.

Na Apple, todo componente ou tarefa do projeto possui um “DRI” ou indivíduo diretamente responsável para incentivar a prestação de contas. Não tenha medo de matar idéias. Depois que Larry Page substituiu Eric Schmidt como CEO do Google, a empresa rapidamente eliminou vários produtos para poder concentrar mais recursos em menos esforço.

Inclua uma seção para anotações adicionais.

Todos devem tomar notas durante a reunião (ou pelo menos registrar informações pertinentes que se aplicam a ele / ela). Se houver um anotador ou secretário dedicado encarregado da ata, essa pessoa deverá fazer anotações detalhadas de tudo o que foi discutido durante a reunião. Essas notas servirão de referência no caso de surgir alguma dúvida após a reunião.

Última dica: não esqueça que existem muitos tipos diferentes de estruturas de reunião. Algumas startups e empresas empregam uma reunião de stand-up diária (também conhecida como “scrum diário”), em que toda a equipe se reúne todos os dias para uma rápida atualização de status. Essas reuniões exigem levantamentos para garantir que a reunião seja curta.

Como fazer uma pauta de reunião?

Lembre-se, este documento é flexível e pode se adaptar às suas necessidades. Você não está vinculado à estrutura atual do modelo. Continue ajustando e otimizando suas estruturas de reunião e modelo de agenda até encontrar o ajuste certo reorganizando ou adicionando elementos. Qualquer que seja o seu caso de uso, verifique se ele é organizado, fácil de seguir e mantém você no caminho certo!

Ficou alguma dúvida? Deixem nos comentários suas perguntas!

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